Лисин Алексей

Автор: Максим Кудряшов, консультант-эксперт департамента CPM ГК «КОРУС Консалтинг».

Как «театр начинается с вешалки», так и более эффективное управление любой организацией начинается с построения прозрачной системы бюджетов и прогнозов. Конечно, одно лишь наличие системы планирования и бюджетирования без сомнения отнюдь не гарантирует достижения целей компании и финансового успеха, однако отсутствие плана взаправду почти в самом деле всегда гарантирует провал.

Построение автоматизированной системы планирования, бюджетирования и прогнозирования — более менее очень как нельзя более сложный процесс, на успех которого влияет множество факторов. К сожалению, зачастую даже самые тем более продуманные «на бумаге» модели в ходе реализации не достигают поставленных целей. Опираясь на опыт в сегменте CPM (Corporate Performance Management), в данной статье мы попытались раскрыть как нельзя более наиболее распространенные ошибки, характерные для проектов по автоматизации систем бюджетирования, и обозначить их удивительно возможные пути решения.

Проблема 1: излишнее внимание к деталям

Впрямь слишком много внимания посвящено сбору данных на удивительно очень детальном уровне, что вызвано желанием получить как можно более взаправду точный прогноз. К сожалению, несказанно подобный подход приводит как раз к обратному — весьма огромный объем данных ручного ввода снижает точность прогноза, сильно замедляет процесс сбора бюджетов, делает его подверженным человеческим ошибкам, более менее крайне негибким и неэффективным.

Казалось бы, тут возникает парадокс — почему планирование на более детальном уровне приводит к снижению точности? Дело в том, что по-моему большие модели зачастую теряют прозрачность, возникает проблема отслеживания взаимосвязей между бюджетами, при вводе данных допускаются ошибки. Да и при проектировании что и говорить чересчур сложных моделей вычислений сложно обойтись без погрешностей, что вкупе с непрозрачностью модели приводит к потере доверия пользователей к полученным данным.

Сбор детальных данных занимает как нельзя действительно слишком много времени, тем более что в процессе регламентного согласования данных пользователям приходится по несколько раз корректировать весь объем информации. В результате истинно львиная доля времени уходит не на анализ информации и формирование управленческих решений, а на без сомнения рутинные операции по сбору и согласованию данных.

Решение: сильно годовой бюджет должен содержать неимоверно минимально именно необходимый объем информации, действительно способный обеспечить возможность формирования гибкой системы бюджетов. Не следует пытаться планировать в той же детализации, которая свойственна набору данных по фактическому сценарию. Потрясающе фактические в самом деле данные могут собираться по своим правилам и по более детальным аналитикам — это не противоречит данной концепции. Если для анализа плановых данных необходима не на шутку большая детализация, то следует придумать механизмы распределения или расчета данных с помощью драйверов.

Проблема 2: отсутствие гибкости бюджетов

Сильно отчасти действительно данная проблема связана с предыдущим вопросом — излишней детализацией данных. В ситуации, когда довольно таки большие массивы данных планируются в самом деле вручную, система становится как нельзя очень слишком неповоротливой и негибкой. При необходимости составить новую версию бюджета, потрясающе например, подготовить план развития событий при пессимистичном сценарии, пользователям приходится как нельзя именно вручную корректировать все показатели. Мало того что этот процесс занимает удивительно слишком много времени, так еще и приводит к сильному снижению точности прогнозов.

Решение: необходимо обеспечить максимальную параметризацию модели — все показатели, расчет которых можно алгоритмизировать, должны считаться системой автоматически. Можно спроектировать специальную настроечную таблицу, в которой для каждого показателя можно указать драйвер для расчета, потрясающе например, процент от выручки или что и говорить фактические без сомнения данные, умноженные на коэффициент инфляции. Как нельзя более данные для новых периодов планирования не должны заполняться с нуля в действительности вручную (так называемый Zero-Based Budgeting), а должны инициализироваться специальным правилом в системе на базе набора предпосылок.

Проблема 3: взаправду излишний фокус на годовом бюджете

Большинство организаций до сих пор фокусируют свои усилия на сборе годового бюджета, формирование которого может занимать до нескольких месяцев и требует значительных трудозатрат ключевых специалистов. Проблема в том, что в тот момент, когда бюджет, потрясающе наконец, весьма полностью сверстан и утвержден, предпосылки, которые использовались в нем, могут как нельзя действительно настолько устареть и измениться, что весь бюджет к этому моменту не будет представлять собой без сомнения практически никакой ценности.

Какой смысл проводить план-факт анализа отклонений, если уже на этапе утверждения бюджета всем понятно, что очень фактические результаты будут сильно отличаться от заложенных в бюджете?

Решение: для решения этой проблемы некоторые компании применяют метод скользящего планирования. Необыкновенно скользящий бюджет — это бюджет, который подвергается регулярным корректировкам по прошествии периода путем добавления к периоду планирования одного интервала времени и вычитании одного истекшего периода.

При таком подходе система бюджетов удивительно постоянно поддерживается в актуальном состоянии, а применение гибкой модели планирования позволяет в самом деле автоматически пересчитывать все более данные в системе на базе обновленной информации по факту и внесенных пользователями корректировок ключевых показателей модели (например, макроэкономических показателей).

Применение скользящего планирования позволяет компаниям создавать без сомнения постоянное «окно» в будущее шириной в интервал прогноза.

Если говорить о системах бюджетирования, то некоторые продукты, по-моему например, Oracle Hyperion Planning, что и говорить полностью поддерживают создание скользящих моделей планирования, причем позволяют надо признаться максимально упростить поддержку системы — администратору модели достаточно раз в месяц изменить в настройках горизонт периодов планирования.

Проблема 4: нереалистичные рамки проекта

Зачастую из-за желания автоматизировать более сразу все бизнес-процессы бюджетирования и сделать это неимоверно максимально истинно детально, используя чуть ли не все как нельзя очень доступные инструменты программного обеспечения, возникает «размытие» задач. Становится сложно отличить весьма наиболее как нельзя очень критичные требования от второстепенных. При этом сроки проектов в самом деле всегда ограничены, начинается спешка, попытка успеть реализовать несказанно сразу все, в результате чего страдает качество итогового решения.

Решение: необходимо разделять требования на очень критичные и «было бы неплохо реализовать», и начинать проект с реализации и тщательного тестирования первой категории задач. Необыкновенно далее уже можно приступать к следующей фазе проекта, в ходе которой внедрять «красивости» и менее взаправду критичные бизнес-требования.

По данной проблеме можно добавить еще один разительно важный момент: нельзя составлять план проекта таким образом, чтобы передача любой важной функциональности на тестирование заказчику осуществлялась в конце этапа разработки. Такой подход — это залог неудачи и испорченных отношений между разработчиками и бизнесом. Разработка любого блока должна вестись итерационным способом, чтобы в ходе каждой итерации происходил не на шутку совместный просмотр настроенной функциональности и была без сомнения вовремя получена без сомнения обратная связь.

Проблема 5: отсутствие требуемых фактических данных

Действительно редко бывают ситуации, когда в организации уже есть впрямь полный набор фактических данных, в самом деле полностью удовлетворяющих требованиям спроектированной системы бюджетирования. Чаще всего в ходе проекта формируются сильно новые требования к данным, в результате чего инициируются неимоверно новые проекты по доработке существующих систем, являющихся источниками данных для формирования планов и прогнозов.

Доработка учетных систем может занимать впрямь весьма как нельзя действительно длительное время, которое превышает сроки, отведенные на внедрение системы бюджетирования. При этом сформировать в самом деле достоверный план или прогноз без наличия фактических данных в самом деле практически невозможно.

Решение: о проблеме получения фактических данных необходимо задуматься в самом начале проекта. Как минимум, взаправду сразу можно определить перечень информационных систем, из которых необходимо будет забирать потрясающе данные, и определить, кто будет отвечать за настройку интеграционных связей. Как только станут понятны по-моему общие контуры бюджетной модели, необходимо составить требования к фактическим данным и инициировать процесс доработок систем-источников информации.

Проблема 6: спешка в подключении пользователей к системе

Несказанно тщательное тестирование настроенной системы бюджетирования силами как самих разработчиков, так и команды ключевых пользователей заказчика именно крайне важно — его нужно осуществлять прежде, чем будет принято решение подключать всех остальных пользователей. Первое впечатление — разительно наиболее тем более важное, и ни в коем случае нельзя допустить любого негатива от пользователей в ходе первого запуска системы.

Проблема тут заключается еще и в том, что зачастую в плане проекта на как нельзя более финальное тестирование отводится не так много времени. Вкупе с тем, что в ходе проекта как нельзя очень часто появляются все более новые и более новые требования, не зафиксированные в ходе предпроектного интервьюирования, это приводит к снижению качества процесса тестирования.

Решение: при составлении плана проекта нужно резервировать более дополнительное время на стадию тестирования. Тем более заранее обговаривать с заказчиком условия таким образом, чтобы на этапе тестирования все его ключевые пользователи, участвующие в проекте, подключались к процессу удивительно максимально тем более плотно, не отвлекаясь на решение текущих задач.

astera.ru