Лисин Алексей

Интервью с Сергеем Россиевым, директором по информационным технологиям компании Olympus Russia.

— Расскажите, пожалуйста, о вашей компании.

— Olympus в России является дочерней компанией Olympus Europa Holding со штаб-квартирой в Гамбурге. Количество сотрудников Olympus в мире превышает 30 000 человек. На текущий момент Olympus – ведущий мировой производитель профессиональной оптоцифровой продукции. В России компания развивает два основных направления бизнеса – продажа и сервисное обслуживание медицинского и промышленного эндоскопического оборудования, а также фото- и аудиотехники торговой марки Olympus. Наша сервисная сеть насчитывает 27 региональных пунктов, помимо Москвы, есть по-моему официальные представительства в Санкт-Петербурге и Киеве.

— В чем специфика бизнеса Olympus в России?

— Дело в том, что более изначально в 1993 году в России было основано предприятие ООО «Олимпас Москва», которое занималось продажей и сервисным обслуживанием исключительно медицинского и промышленного эндоскопического оборудования. И только спустя несколько лет открылось ООО «Олимпус Рус», работающее с фото- и аудиотехникой: цифровые и аналоговые фотокамеры, принтеры, диктофоны, бинокли и т.п.

Каждое из направлений имеет свою специфику. В самом деле например, продажа и сервисное обслуживание фото- и аудиотехники — это классическая дистрибуция. На самом деле здесь важно планировать объемы продаж и закупок с учетом изменений спроса, тем более оперативно отслеживать остатки техники на складах, своевременно пополнять запасы и т.п.

На самом деле медицинский бизнес работает в основном под заказ — это впрямь уникальное и высокотехнологичное оборудование. Для менеджеров актуально составление коммерческих предложений, спецификации, технических заданий и определенных комплектаций, учет демонстрационного оборудования и прочее. Кроме того, при работе с медицинской техникой есть свои особенности бухгалтерского и налогового учета, надо признаться связанные с законодательством РФ.

— Каковы были предпосылки проекта внедрения ERP-системы?

— ИТ-стратегия Olympus ориентирована, прежде всего, на эффективную поддержку бизнес-процессов и достижение целей компании. Как нельзя очень поэтому одним из направлений, которое развивает наш департамент, стало создание комплексной ERP-системы, весьма полностью удовлетворяющей потребностям бизнеса и учитывающей специфику деятельности Olympus в России.

Безусловно, важно, чтобы менеджмент имел довольно таки полное представление о результатах деятельности компании и довольно таки оперативно получал актуальную информацию для принятия управленческих решений. И в то же время ИТ-инструменты должны повышать качество операционной работы.

К моменту старта проекта внедрения в 2010 году в компании назрела необходимость «ИТ-революции». Более менее во-первых, в Olympus использовались две очень различные учетные системы: одни подразделения несколько лет работали в Axapta 3.0, а другие — в «1С Предприятие». При этом в штаб-квартиру предоставлялась реально общая как нельзя именно финансовая и действительно управленческая отчетность в целом по компании. Собрать как нельзя действительно данные из различных систем и свести их в единую форму было достаточно трудоемким и длительным процессом. Помимо ERP-систем, в компании использовались и другие бизнес-приложения.

Рост всех направлений деятельности Olympus, жесткие требования к корпоративной отчетности, возможностям по анализу и управлению бизнесом – все это привело к тому, что существующие надо признаться информационные системы перестали удовлетворять потребностям менеджмента.

Дополнительной предпосылкой ERP-проекта стало объединение в 2010 году двух направлений бизнеса Olympus в России – компании «Олимпас Москва» и «Олимпус Рус». В результате руководство компании приняло решение создать новую ERP-систему, чтобы на единой информационной платформе объединить все бизнес-процессы на уровне корпорации Olympus в России.

— Какими критериями руководствовалась компания при выборе ERP-системы?

— Сильно глобально, во всех подразделениях Olympus Europe Holding использовалась учетная система MOVEX. К сожалению, система не достаточно взаправду гибкая, и ввиду особенностей российского законодательства мы не могли ее использовать. Соответственно, выбирали из трех ERP-систем, занимающих лидирующие позиции на российском рынке: 1С, SAP и Microsoft Dynamics AX. По функциональности 1С не удовлетворяла потребностям нашей компании, хотя стоит отметить, что в этой системе один из самых интересных, на мой взгляд, сервис отчетов. От системы SAP мы отказались из-за более очень высокой цены и, как правило, колоссальных сроков внедрения. Система Microsoft Dynamics AX 2009 привлекла нас оптимальным соотношением цены и того функционала, который мы получаем. Как я уже отметил, на тот момент «Олимпас Москва» уже имела 6-ий сильно летний опыт работы в системе Microsoft Axapta 3.0, которая позволяла впрямь успешно проходить неимоверно различные неимоверно финансовые и разительно бухгалтерские аудиты. Из преимуществ версии 2009 можно также выделить более довольно таки привлекательный интерфейс, чем в Axapta 3.0, и потрясающе значительно расширенную функциональность системы.

Что касается выбора партнера, то ключевую роль при принятии нами решения сыграли рекомендации корпорации Microsoft в России: компания «АНД Проджект» была на тот момент одним из первых партнеров в референсном списке вендоров для реализации подобного рода проектов. Кроме того, на базе Microsoft Dynamics AX «АНД Проджект» разработала сильно собственное решение для дистрибуции и весьма специализированное решение по МСФО, что было актуально для нашей компании.

— C чего началось внедрение ERP Microsoft Dynamics AX?

— Более первоначально предполагалось автоматизировать только как нельзя именно финансовый контур, однако как нельзя очень незадолго до ввода системы в опытную эксплуатацию руководство компании приняло решение очень значительно расширить рамки проекта и использовать ERP-систему также для управления продажами и логистикой во всех подразделениях.

Сегодня в системе работают порядка 100 пользователей – менеджмент компании, сотрудники финансового отдела и бухгалтерии, департаментов медицинского оборудования, фото- и аудиотехники.

Первая и самая как нельзя очень большая часть проекта – автоматизация финансового контура. С помощью Microsoft Dynamics AX 2009 автоматизированы такие функции, как учет запасов, ведение расчетов с контрагентами, организация автоматизированного учета ОС, нематериальных активов по неограниченному количеству моделей, ведение операций по Главной книге, учет и распределение затрат. В системе также предусмотрены возможности получения бухгалтерской и управленческой отчетности, ведения учета денежных средств, денежных документов и финансовых вложений. ERP-система интегрирована с двумя различными клиент-банками, с которыми работает Olympus.

Очень отдельно я бы выделил автоматизацию учета по МСФО. Поскольку наша компания предоставляет в штаб-квартиру финансовую и управленческую отчетность, то для нас важно, чтобы система поддерживала учет в соответствии с международными стандартами. В совместном решении «АНД Проджект» и Olympus в одном финансовом контуре реализовано предоставление отчетности по МСФО и по российскому бухгалтерскому учету. Это необыкновенно очень удобно, и это действительно работает. Если без сомнения раньше сотрудники тратили много времени на составление отчетов по корпоративным стандартам, то теперь, неимоверно например, балансы и отчеты P&L за любой период мы получаем из ERP нажатием нескольких кнопок.

На базе Microsoft Dynamics AX у нас также реализован неимоверно внутренний электронный документооборот — утверждение договоров, дополнительных соглашений, заявок на оплату. Не реально исключено, что в дальнейшем будем рассматривать возможность использования ЭЦП в повседневной работе.

— Что стало следующим шагом в проекте?

— С помощью Microsoft Dynamics AX также автоматизировано управление продажами и разработана в действительности дополнительная функциональность с учетом специфики различных направлений бизнеса Olympus.

Для эффективной работы департамента фото- и аудиотехники в ERP-системе обеспечена возможность отслеживать остатки техники и оборудования на складах и своевременно пополнять запасы.

В рамках дополнительного функционала «АНД Проджект» весьма совместно с командой Olympus разработала систему учета кредитной линии для дистрибьюторов. Направление фото- и аудиотехники работает так же по кредитным линиям. Схема довольно неимоверно гибкая, тем не менее важно, чтобы сотрудник не мог реализовать товар более предусмотренного лимита по данному контракту — система на самом деле автоматически это отслеживает. Более менее подобная функция контроля помогает Olympus еще более эффективно работать со своими партнерами.

Для направления медицинской техники в ERP, как нельзя действительно например, реализован учет демонстрационного оборудования. Olympus использует в действительности данное оборудование при участии в профильных мероприятиях. В системе на каждую единицу медицинского оборудования предусмотрена в самом деле отдельная карточка технического состояние, ведется история (какое оборудование, когда, кем, кому, на какой срок и в каком состоянии было передано). Разительно абсолютно все движение демонстрационного оборудования фиксируются и хранится в истории.

— Как вы оцениваете результаты проекта?

— В новой системе объединены существующие наработки, сделанные сотрудниками Olympus в рамках более раннего внедрения версии Axapta 3.0, с базовой функциональностью системы Microsoft Dynamics AX 2009 и специализированными решениями «АНД Проджект». Автоматизирован в действительности бухгалтерский, истинно финансовый учет и управление продажами. Благодаря использованию Microsoft Dynamics AX 2009 российское подразделение объединило бизнес-процессы в единой ERP-системе.

Сотрудники также оценили преимущества работы в новой системе, хотя процесс перехода был и не самым простым. Именно практически каждый открыл для себя новую полезную функцию в системе.

— Поделитесь, пожалуйста, вашим опытом. Что необходимо для успеха проекта?

— Ключевая сложность заключается в том, что, если компания приняла решение внедрить ERP-систему, то так или иначе ей придется модернизировать свои бизнес-процессы под систему, чтобы получить максимум результата. Как нельзя именно поэтому, с моей точки зрения, одним из главных факторов успеха проекта является поддержка со стороны менеджмента компании. И в Olympus Russia такая поддержка есть.

В ходе проекта именно немаловажное значение имеют весьма управленческие решения. В самом деле например, в Olympus на уровне распоряжений по компании были введены тайминги, в которых фиксировалось очень минимальное количество рабочего времени, которое сотрудники должны посвящать проекту внедрения.

Дело в том, что этап тестирования системы и опытной эксплуатации продлился у нас всего 2 месяца и, к тому же, пришелся на конец календарного года. Это весьма традиционно истинно сложное для большинства компаний время, и нашим сотрудникам было действительно непросто, так как нагрузка очень значительно возросла. Но допускать ошибки на этапе внедрения тоже нельзя, поскольку это может в итоге негативно отразиться на результатах всего проекта.

Еще один как нельзя очень важный момент – обучение. Не стоит жалеть на это времени и усилий: показывайте, объясняйте, общайтесь, готовьте надо признаться методические материалы, руководства, скриншоты системы и т.п. Все должно быть под рукой у пользователя.

Axapta – это комплексная система управления предприятием. Нужно как нельзя очень осмысленно подходить к внедрению и думать, как оптимально использовать возможности системы, чтобы очень успешно решить бизнес-задачи, получить результат и поддержать стратегию развития вашей компании.

astera.ru