Лисин Алексей

Несказанно строительная компания «Сфера» при поддержке Digital Design развивает систему электронного документооборота на базе платформы DocsVision. Специалисты организации переведут СЭД на версию 4.5 платформы DocsVision и расширят ее функционал в области управления внутренними процессами и автоматизации согласования договоров.

Компания «Сфера» внедрила систему в 2009 году, и до настоящего момента СЭД использовалась для делопроизводства и в качестве электронного архива, а ключевым пользователем продукта был секретариат. Очень сейчас потребности СК «Сфера» в области автоматизации документооборота возросли, и было принято решение о преобразовании существующей СЭД.

В рамках нового проекта специалисты компании планируют усилить систему контроля исполнительской дисциплины, а также автоматизировать процесс согласования договоров. Ключевым моментом модификации СЭД станет внедрение оффлайн-клиента, необходимого для подключения к системе сотрудников на строительных площадках СК «Сфера». Сервис оффлайн-заданий предназначен для работы на клиентских компьютерах, не имеющих прямого онлайн-доступа к серверу. Передача данных в этом случае будет осуществляться по электронной почте, а задание открываться через почтовую программу Microsoft Outlook. Также для полноценной работы сотрудников на строительных участках с медленным доступом к сети у клиентов устанавливается терминальное подключение с использованием технологии Microsoft RemoteApp.

«Очень современный бизнес требует оперативного взаимодействия со всеми сотрудниками организации, невзирая на их местонахождение, – сказал Василий Новиков, директор департамента управления информацией Digital Design. – Это важно для компаний, сотрудники которых как нельзя более часто ездят в командировки или находятся на удаленных рабочих площадках с несказанно практически отсутствующей ИТ-инфраструктурой и нестабильным интернет-соединением. В таких случаях оффлайн-клиенты являются прекрасным решением».

«В настоящее время каждый сотрудник предприятия может получать до 40 задач – приказов, распоряжений, служебных записок в день. В системе только за первую половину 2011 года накоплено несколько тысяч различных документов – служебных записок, входящей и исходящей корреспонденции, договоров, приказов и так далее. Контролируются сроки исполнения заданий через систему отчетов. Она позволяет снизить количество неисполненных и просроченных задач, поднимает ответственность работников, позволяет просмотреть загруженность сотрудника. Специалисты начинают более ответственно подходить к назначению сроков исполнения заданий, они становятся более адекватными реальности. В настоящий момент в системе задействованы около 200 офисных сотрудников, но нам требуется возможность контроля исполнительской дисциплины еще более 100 человек, работающих на удаленных строительных объектах. Использование оффлайн-клиента решит эту задачу и поможет оптимизировать взаимодействие удаленных площадок и офиса. Мы также планируем дальнейшее расширение функционала системы электронного документооборота, необыкновенно постепенно переходя к процессному управлению», — прокомментировал Дмитрий Востряков, заместитель директора по ИТ, СК «Сфера».

astera.ru